Как эффективно управлять задачами, когда их десятки тысяч

Помогал внедрять систему и делился информацией Иван Гордеев, менеджер проектов GeekBrains.

Почему «Мегаплан»

2020 год во многом стал переломным моментом для компании. С одной стороны, открылись новые возможности: часть сотрудников стала работать удалённо, коммуникация почти полностью перешла в онлайн. С другой — подразделения стали ещё более обособленными. И у каждого направления — а это и маркетинг, и разработка, и дизайн, и отдел персонала — была своя система учёта задач, непрозрачная для остальных. Работать с партнёрами каждый старался на своей стороне, что создавало проблемы в коммуникации. 

Стало ясно, что структуры надо объединять и вводить единую систему контроля. Мы начали искать инструмент, который:

• соединяет разрозненные подразделения и процессы в единую иерархию;
• даёт возможность контролировать загрузку и вовлечённость сотрудников;
• централизует ключевые процессы в документообороте, работе с партнёрами, по оплатам и т. п.; 
• контролирует рост и масштабирование проектов;
• даёт сотрудникам возможность находиться в едином информационном контуре, ощущать функциональное и эмоциональное присутствие друг друга. 

Таким решением стал «Мегаплан», а его евангелистом в GeekBrains — Александр Волчек, генеральный директор образовательной платформы.

«”Мегаплан” — это система, которая позволяет внедрить в неё все процессы в компании: от найма сотрудника до открытия офиса или согласования рекламы. Её важным преимуществом является понятный язык, который близок даже неопытным сотрудникам», — говорит в своём интервью Александр Волчек.

Спустя два месяца мы подвели промежуточные итоги работы в «Мегаплане»:

• систему удалось развернуть за 10 дней;
• завели в ней уже 727 сотрудников (100% штата);
• подключили 189 внешних партнёров;
• с момента внедрения завершили более 17 000 задач.

В чём выгода

Помимо перечисленных выше преимуществ, «Мегаплан» позволил отказаться от ряда сервисов, ставших бесполезными для компании: 

1. Slack, который не давал возможности ставить и мониторить задачи, проводить ретроспективу и анализировать результаты. Экономия примерно 6 000 $ в месяц.
2. Favro — предыдущая система планирования с более узкой функциональностью и не предназначенная для масштабных проектов. Ещё минус 5 000 $ в месяц.
3. И сократили присутствие в Notion. Его оставили в качестве базы знаний и модуля информации для внешних пользователей. Сэкономили около 3 000 $ в месяц.

Таким образом «Мегаплан» с адекватной ценовой политикой сократил затраты на 14 000 $ в месяц.

Кстати, всеми любимые чаты остались. В них можно интегрировать нужный мессенджер и так фиксировать даже полуделовую переписку.

Как внедряли «Мегаплан»

Адаптация продолжается до сих пор. Большинству сотрудников нужна поддержка на протяжении некоторого времени после запуска. Да, есть «процессные» специалисты, например, юристы или бухгалтеры, которые быстро адаптируются к новым шаблонам задач. А если сотрудник вёл учёт совсем иначе или не вёл вовсе, то ему скорее всего понадобится помощь.

В GeekBrains это учли и постарались сделать переход максимально безболезненным: 

1. Назначили ответственного за внедрение, у которого были достаточные полномочия для контроля перехода.
2. Выбрали руководителей-первопроходцев, которые сразу перевели свои подразделения в «Мегаплан» и отвечали за активность сотрудников.
3. Заранее описали ключевые процессы и создали шаблонные задачи.
4. Запустили сбор результатов работы и отчётов сотрудников в «Мегаплане», чтобы мотивировать их осваиваться в новой системе.
5. Уделили отдельное внимание онбордингу: подготовили для новичков и партнёров приветственную задачу с основными инструкциями и ссылками на FAQ.
6. И что важно, предоставили сотрудникам возможность всегда обратиться за помощью даже в очевидных вопросах: создали чат по «Мегаплану». 

Безусловно, «Мегаплан» не может подходить для всех задач всех сотрудников. Каждый отдел может использовать внутри подразделения свои дополнительные инструменты. Это может быть Trello, Miro и т. п. Но основная информация, все статусы, документы и прочие данные хранятся именно в «Мегаплане». Здесь удобно отслеживать данные и делиться ими в чатах и видеоконференциях. «Мегаплан» стал структурным стержнем GeekBrains.

«Сейчас я практически не пользуюсь почтой для переписки с коллегами, даже общение с партнёрами мы стараемся перенести в “Мегаплан”. И на данный момент я не вижу альтернатив “Мегаплану” как системе массированного управления большим количеством задач», — говорит Александр Волчек.

А что ещё

Кроме очевидных преимуществ, «Мегаплан» стал подспорьем там, где, казалось, проблемы невозможно разрешить: 

1. Стал сохраняться большой информационный след. Теперь, даже если исполнитель по проекту давно не работает в компании, можно быстро найти все его материалы.
2. Такая система, как «Мегаплан», позволяет обеспечить безопасность и конфиденциальность данных — и сотрудников, и пользователей. 

Работа в новом формате

Теперь задачи отображаются в удобном виде: например, списке, иерархии, диаграмме Ганта. GeekBrains, как цифровая компания, привыкла работать по гибкой методологии, поэтому процессы многих проектов оформлены в виде канбан-доски. 

Рабочий стол можно настроить для каждого сотрудника индивидуально. Вот как он выглядит у менеджера проектов в GeekBrains сейчас (со временем будет дополняться).

Из карточки сотрудника можно узнать всю нужную информацию: должность, за какие задачи отвечает, кто заменяет его на время отсутствия и как найти его в социальных сетях. А ещё это своя соцсеть в интранете компании с обсуждениями, статусами и командой.

По отзывам команд, в «Мегаплане» очень удобно пользоваться фильтром по задачам, шаблонными задачами, а также модулем для отчётов, который позволяет строить аналитику по самым разным срезам и метрикам.

Насколько это удобно, нагляднее всего показывает статистика:

• сейчас уже 85% сотрудников ведут свои задачи в «Мегаплане»; 
• с декабря в проектах оставили 400 000 комментариев;
• всего в «Мегаплан» успешно переведено 85% всех процессов, и эта работа продолжается. 

Отделы уже тестируют мобильное приложение, возможность создавать задачи прямо из чата с коллегами, а также общаются в «Мегаплане» не только на рабочие темы. Адаптация продолжается, и с каждым шагом будет давать пользователям новые фичи для повышения продуктивности на работе.