Как организовать удалённую команду: советы руководителю

Пандемия затягивается, и сегодня даже те, кто никогда не думал о переводе своей команды на удалённую работу, начинают прикидывать возможные варианты. Наладить общение между сотрудниками, ставить им задачи, контролировать ход их выполнения и поддерживать настрой коллектива — вот базовые составляющие рабочего процесса с точки зрения руководителя. Если вам удастся перенести их в онлайн — дело в шляпе. Сегодня мы дадим советы о том, как это делать. 

Создайте общий чат

Самое время разрушать стены! Вся команда должна знать, что происходит в компании — будь то трудоустройство нового сотрудника, успешное завершение крупного проекта или изменение в режиме работы. Или день рождения! Эта информация позволит людям быть вовлечёнными в жизнь коллектива и помнить, что даже без офиса компания реальна: растёт и решает проблемы целевой аудитории. Донести необходимые сведения поможет общий чат, например, в корпоративном мессенджере Slack.

Отдельно от основного большого чата можно создать «чат радости», в котором сотрудники будут делиться рабочими достижениями: производственным объектом, запущенным в новой стране, полученным грантом, запатентованным изобретением и т.д.. Это также помогает команде «ощущать» компанию и верить в продукт, который она делает.

Но помните: пустой «чат радости» выглядит более удручающе, чем отсутствие такого чата. Так что заранее продумайте, кто чем его будет наполнять.

Варианты мессенджеров на замену Slack — Wire, Flock, Twist.

Введите систему мотивации

Чтобы производительность сотрудников не падала вдали от офиса, введите систему мотивации. Например, подключите приложение Bonus.ly, в котором каждый член команды может начислить бонусные баллы своим коллегам за помощь в решении задач или полезные советы. Дайте возможность обменять бонусы на корпоративные подарки или отгулы.

Проводите планёрки

Переход на удалённую работу — не повод отказаться от планёрок. Если вы привыкли каждый понедельник в 11:00 собираться в переговорке и обсуждать планы на неделю, продолжайте делать это и в онлайне. Популярные инструменты для конференций — Zoom, Google Hangouts, Skype.

Частота проведения общих планёрок зависит от деятельности компании... и ответственности коллектива, конечно же. Вообще, чтобы не нарушать привычный ход событий, старайтесь придерживаться того же режима, что и в офлайне.

Создайте чат «о личном»

Помогите сотрудникам поддерживать не только рабочую, но и личную коммуникацию. Они больше не ходят вместе пообедать или покурить, а значит шансов обменяться домашними или отпускными историями у них практически нет. Создайте чат, в который члены команды смогут скидывать фотографии, видео, тексты — всё, чем захотят поделиться. Этот инструмент позволит разрядить рабочую обстановку, подтолкнёт сотрудников общаться, больше узнавать друг друга.

Проводите встречи «один на один»

Сотрудники, которые привыкли работать из офиса, могут испытывать стресс при переходе на работу из дома. Дайте им возможность поделиться своими переживаниями лично, а не во время общей планёрки. Для этого выделите день и предложите всем желающим записаться на встречи «один на один». Тогда каждый член команды будет знать, что он всегда может к вам обратиться, и переход на удалённую работу пройдёт гораздо менее болезненно.

Используйте видео

Во время планёрок и личных встреч с сотрудниками включайте видео. Вы сможете не только слышать, что они говорят, но и видеть их мимику и жестикуляцию. А также показывать себя, что тоже важно для поддержания контакта.

Видеоконференции помогают определить, в каком настроении находится каждый член коллектива, и понять, есть ли у него проблемы и недовольства. Когда нет возможности видеть человека ежедневно в офисе, такой визуальный контакт тоже важен.

Если включить видео мешает домашний бардак, можно использовать виртуальные фоны в Zoom или Skype. Они предъявляют некоторые требования к ресурсам компьютеров, так что вопрос стоит изучить отдельно.

Вот простой, базовый пример виртуального фона. 

Освойте облачные хранилища и сервисы

На удаленке у сотрудников нет возможности подойти к шкафу, достать папку с клиентским договором, техзаданием, технической документацией и внимательно их изучить. А доступ к ним нужен. Чтобы его обеспечить, оцифруйте документы и сложите их на облачный диск. Например, Cloud.mail.ru, Google.Drive, Яндекс.Диск,. В целях безопасности лучше, конечно, если вы будете использовать не бесплатные персональные решения, а корпоративный тариф. Также замените классический «Ворд» на Google.Docs — так все документы будут всегда под рукой у вас и вашей команды.

Используйте таск-менеджеры

На удалёнке возможности общения с коллегами ограничены, поэтому рабочие моменты стоит по максимуму фиксировать в письменной форме.

Если в офисе вам хватало бумажного ежедневника, то сейчас стоит присмотреться к другим инструментам, предлагающим более широкую функциональность. Например, Trello. В нём вы можете создать доску проекта, на которой разместить карточки с именами сотрудников, после чего назначить задачи и дедлайны. Вам больше не придётся листать ежедневник, чтобы найти список заданий каждого члена коллектива — откроете программу, и все они будут перед вами. Для удобства Trello маркирует просроченные карточки красным колокольчиком. Вам останется только выяснить, что пошло не так.

Если у задачи есть не только дедлайн, но и KPI (ключевой показатель эффективности), пропишите его в теле карточки. Там же попросите сотрудника указать, достигнута цель или нет, и если нет, то по какой причине.

Вот как выглядит Trello. По мере выполнения задачи в карточках перемещаются из левой колонки в правую — это называется канбан-доска.

Есть и другие таск-менеджеры — Asana, JIRA, Basecamp. Trello традиционно считается самым простым и известным, но стоит изучить и эти варианты.

Играйте в «Почему»

Если задачи не выполняются в срок, нужно узнать, что именно пошло не так. Для этого сыграйте с сотрудником в «Почему»: Я не написал текст для лендинга → Почему? → Потому что прокрастинирую → Почему? → Потому что никогда их не писал и не знаю, как это сделать.

Когда же вы дошли до первопричины, задайте вопрос «Чем я могу тебе помочь?». В цепочке выше, возможно, сотрудник уже подобрал курсы, которые может пройти для повышения квалификации, но стесняется просить, чтобы их оплатила организация. Если не подобрал, то подтолкните его к идее сделать это, покажите, что заботитесь не только о бизнес-целях, но и о его личностном росте.

На удалёнке отлаженная коммуникация с руководителем становится для сотрудников ключевым фактором, который позволяет добиться максимальной отдачи. Постоянная связь, обмен информацией, вопросы помогают команде выполнять свою работу из дома на том же уровне, что в офисе.

Надеемся, что наши советы помогут вам не сбавить обороты по итогам перехода на удалёнку. Если вы хотите основательно изучить то, как вести работу над проектами, приглашаем вас на факультет проджект-менеджмента GeekBrains!